合同企業説明会の受付をQR化するメリットと運用手順

紙の名簿や手入力だけで受付を行うと、来場ピーク時に列が伸び、後から参加者情報を整理する負担も大きくなります。

QRチケットを事前に送っておけば、当日はスマートフォン画面や印刷物を読み取るだけで受付確認ができます。受付後のブース訪問管理にも同じ受付コードを使えるため、参加者ごとの行動を追いやすくなります。

QR受付を始める前に、参加者項目、受付コードの発行方法、企業担当者が見る情報、イベント後に企業へ渡すデータ形式を決めておくとスムーズです。

特に企業へ渡すExcelの列構成は、当日の入力項目よりも先に決めておくと、フォーム設計やCSV取り込みの手戻りを減らせます。

当日は、受付でQRチケットを確認し、企業ブースでは企業担当者が参加者QRを読み取ります。企業ごとにメモを残せるようにしておくと、イベント後の個別フォローに使いやすくなります。

読み取り結果がその場で分かる画面にしておくことも重要です。保存成功や読み取り失敗が分かりにくいと、現場で二重登録や未保存が起きやすくなります。

ブースログでは、参加者登録、QRチケット送信、企業ブースでの読み取り、企業別Excel送付までをイベント単位で管理できます。

まずは1イベントだけで試し、受付の流れ、企業担当者の操作、終了後のレポート送付までを確認する運用がおすすめです。